Автоматизация бизнеса во Владивостоке

Набор программ у большинства компаний одинаковый: сайт, рекламные кабинеты, IP-телефония, переписка в WhatsApp и Telegram, 1С у бухгалтерии, складская база у логистов, а иногда ещё отдельная таблица по поставкам. По отдельности всё работает. Целого не получается: чтобы данные из одной системы попали в другую, кто-то должен их перенести руками. На этих переносах и теряются заявки, сроки и деньги.

Ниже – про стыки: где именно рвётся цепочка, чем её сшивают и что даёт связка «источник обращения – сделка – отгрузка – выручка». Студия «РостСайт» работает с 2011 года, ведёт проекты в 79 городах и делает сайт, рекламу и внедрение одной командой, поэтому за переходы между системами отвечает один подрядчик.

Семь часов разницы с Москвой и что это меняет

Часовой пояс Владивостока – одно из немногих обстоятельств, которое реально влияет на настройку. Когда во Владивостоке заканчивается рабочий день, в Москве он только начинается: заявки от партнёров и клиентов из европейской части приходят вечером и ночью. Если обращения падают в общий почтовый ящик, к утру половина остывает. В контуре это решается очередью и правилами: ночное обращение фиксируется, получает ответственного и срок первого касания на начало рабочего дня, а клиенту сразу уходит подтверждение с реальным временем ответа.

Импорт, таможня, склад: где отваливается срок

У компаний, живущих внешнеэкономической деятельностью, самая длинная цепочка: заказ у поставщика, судно, приход во Владивосток, таможенное оформление, склад, отгрузка клиенту. Каждый шаг ведётся в своей программе или в переписке, а клиент задаёт всего один вопрос: «когда?». Разрывы здесь предсказуемы:

• дата прихода судна известна логисту, но не менеджеру, который называет срок клиенту;
• оформление идёт в переписке с брокером, в учёте появляется только по факту выпуска;
• приход на склад фиксируется вечером, а резерв под клиента поставили утром;
• предоплата пришла на счёт, а в списке дел менеджера про неё ни строки.

Единый контур не ускоряет таможню, но убирает главную беду – никто не знает, на каком этапе груз. Стадии заводятся в сделку, ответственный на каждой свой, изменение статуса уходит клиенту автоматически. Менеджер перестаёт быть справочным бюро, а руководитель впервые видит, сколько дней в среднем груз стоит на каждом этапе – от порта Владивостока до склада покупателя. Это и есть первая точка, где автоматизация начинает возвращать деньги: становится понятно, что тормозит поставку – брокер, склад или собственное согласование оплаты.

Три числа из трёх систем: курс, цена, остаток

Счёт для импортного товара собирается из данных, лежащих в разных местах: курс и условия поставки в одной таблице, себестоимость и наценка в учёте, наличие – на складе. Пока их сводит человек, ошибка вопрос времени. Обмен с 1С настраивается в обе стороны: номенклатура, цены и остатки идут в контур, счета, оплаты и отгрузки – обратно. Работа занимает две недели и стоит от 90 000 рублей. Отдельно фиксируется, кто главный по цене, чтобы менеджеры не правили её руками.

Каналы обращений: единая лента вместо шести окон

Телефон, формы сайта, чат, WhatsApp, Telegram и сообщения из ВКонтакте сводятся в один список. Звонок открывает карточку клиента до ответа, запись разговора и его длительность остаются в сделке, переписка ведётся с корпоративного номера и не уходит вместе с уволившимся сотрудником. Подключение – 3 дня и от 35 000 рублей. Типовые вопросы про наличие и сроки логично сразу отдать роботу, как это устроено, показано в разделе чат-боты.

Сквозная воронка: от клика до отгруженного контейнера

Когда данные не рвутся, появляется отчёт, ради которого всё затевалось. По каждому каналу видно:

1. сколько обращений пришло и сколько из них взяли в работу в течение часа;
2. какая доля дошла до счёта и до фактической оплаты;
3. средний чек и длительность сделки;
4. выручку за период и стоимость привлечения одного платящего клиента.

Метка источника проставляется при первом касании и доживает до платежа, поэтому реклама оценивается не по кликам, а по отгруженным рублям. Практика показывает: канал с самой дешёвой заявкой часто приносит разовые мелкие заказы, а дорогой – постоянных клиентов, причём по Владивостоку и по западным регионам картина расходится. Про настройку самих кампаний – в разделе продвижение сайтов.

Рыба, автобизнес и подряд: контуры получаются разными

Экономика Приморского края задаёт специфику. Рыбопереработке важны партии, документы и сроки хранения, сделка привязана к путине и графику выгрузки. Компаниям, торгующим машинами и запчастями, критичен подбор по каталогу и быстрый ответ по наличию – там всё решает скорость первого касания. Строительным и сервисным подрядчикам нужна длинная воронка со сметами, актами и согласованиями, где сделка живёт месяцами. Один и тот же набор программ у этих трёх компаний связывается по-разному, и универсальную схему предлагать бессмысленно.

Этапы, сроки и бюджет

Порядок работ такой: разбор процессов 1–2 дня, техническое задание со сметой 2–3 дня, настройка портала 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение команды 2 дня и месяц сопровождения, в котором доработки бесплатны. Быстрый старт с базовой воронкой, карточками сделок и правами – от 60 000 рублей за 5 рабочих дней. Внедрение под ключ с роботами, интеграциями и отчётами – от 180 000 рублей и 3–4 недели. Внутренний портал с задачами и согласованиями – от 70 000 рублей. Сопровождение – от 15 000 рублей в месяц.

Частые вопросы

Разница во времени не помешает работать с вашей командой? Нет, мы ведём проекты в 79 городах и давно работаем с Дальним Востоком. Разница между Владивостоком и Москвой в семь часов оставляет узкое окно: созвоны назначаются на ваше утро, это конец рабочего дня в столице, и такого окна хватает на все согласования. Основная часть работ идёт асинхронно: задачи, комментарии и приёмка этапов – в письменном виде, с фиксацией решений. Обучение сотрудников проводим в удобное вам время, запись остаётся у компании и потом используется для новых работников без повторных занятий.

У нас несколько складов и разные условия по каждому. Как это учитывается? Склады заводятся отдельными сущностями с собственными остатками, а не одной общей цифрой. Тогда менеджер видит, что позиция есть в порту, но нет на городском складе, и называет клиенту честный срок. Дополнительно настраиваются правила резервирования, чтобы одну и ту же партию не продали дважды, и признак «товар в пути» с ожидаемой датой прихода. Это самая частая доработка в проектах внешнеэкономических компаний и делается она в рамках обмена с учётом.

Обязательно ли менять сайт, если мы автоматизируем продажи? Не обязательно, но проверить его придётся. Формы должны передавать источник обращения и попадать в контур, а не просто отправлять письмо. Если сайт старый и правки в него внести невозможно, дешевле сделать новый, чем городить обходные схемы. Заодно решается вопрос с каталогом: наличие и цены начинают подтягиваться из учёта, и клиент видит актуальные данные без звонка менеджеру.

С чего начать, если процессы толком не описаны? С разбора, он и занимает первые 1–2 дня. Мы проходим путь клиента от обращения до оплаты, отмечаем, кто что делает и где данные передаются устно. Описанных регламентов для старта не требуется – достаточно, чтобы на встрече были люди, которые реально работают руками. По итогам получается схема процессов и смета, и уже по ней видно, нужен ли вам полный контур или хватит внедрения Битрикс24 в базовом объёме.

Расскажите, какие программы у вас уже работают и на каком переходе чаще всего теряются данные. Звоните по номеру +7 (901) 417-22-12 или пишите на info@rostsayt.ru – разберём процессы, покажем схему контура и назовём срок с фиксированной сметой.